Zakelijk e-mailadres maken
Wanneer je een domeinnaam hebt voor jouw bedrijf is dat jouw online visitekaartje. Wat zijn de voordelen van het gebruik van een zakelijk e-mailadres?
Veel klanten bereiken je tegenwoordig per e-mail, het is een van de meest gebruikte communicatiemiddelen. Natuurlijk zijn er legio manieren en websites waar je een gratis e-mailadres aan kunt maken, maar er zijn zeker voordelen verbonden aan het aanmaken van een zakelijk e-mailadres waarop klanten jou kunnen bereiken. Een zakelijk e-mailadres is een e-mailadres dat eindigt in ‘@jouwbedrijf’ zodat de ontvanger van jouw e-mail direct ziet van welke website en welk bedrijf de e-mail afkomstig is.
Waarom een zakelijk e-mailadres aanmaken?
Het aanmaken van een zakelijk e-mailadres heeft diverse voordelen. Denk hierbij aan de professionele uitstraling die jouw e-mailadres zal hebben, het toevoegen van een professionele e-mail handtekening maar ook toepassingen als een ‘out of office’ melding die ingesteld kan worden. Op deze manier is jouw communicatie met jouw klanten een stuk professioneler en zakelijker naar jouw klanten toe, dan wanneer je gebruik maakt van een persoonlijk e-mailadres of een gratis e-mailadres.
Wanneer je een visitekaartje aan een potentiële klant overhandigd staat een e-mailadres zoals ‘info@jouwbedrijf’ een stuk professioneler dan wanneer je jouw persoonlijke e-mailadres ‘kareltje@hotmail.com’ hierop vermeld. Jouw bedrijf heeft hierdoor direct een vertrouwde en professionele uitstraling naar iedere ontvanger van jouw visitekaartjes of bezoeker van jouw website. Hetzelfde geldt voor het afsluiten van jouw e-mails met een professionele handtekening. Een geautomatiseerde handtekening wordt automatisch onderaan jouw e-mailberichten toegevoegd. Vaak bevat een e-mailhandtekening het logo en contactgegevens van jouw bedrijf. Zie het als gebruik van briefpapier dat voorzien is van jouw bedrijfslogo.
Out of office
Als je tijdelijk niet bereikbaar bent, bijvoorbeeld als je op vakantie gaat, dan is het handig om een ‘out of office’ melding in te stellen. Hierbij zullen alle inkomende berichten op dat e-mailadres een geautomatiseerd bericht ontvangen om aan te geven dat er tijdelijk niet gereageerd zal worden op het bericht. Je kunt zelf deze berichten opstellen en instellen. Op die manier kun je direct duidelijk maken wanneer de e-mail gelezen zal worden en wanneer een antwoord gestuurd kan worden op het bericht. Je kunt er ook voor kiezen om in het bericht te verwijzen naar een ander e-mailadres waar men hun bericht aan kan sturen om binnen de termijn een antwoord te krijgen.
De belangrijkste stappen voor een zakelijk e-mailadres
Wanneer je gebruik wilt maken van jouw eigen email domein dan zijn er een paar stappen die je moet volgen om dit mogelijk te maken. Door deze stappen te doorlopen kun je in een paar simpele stappen al aan de slag met het aanmaken en gebruiken van een zakelijk e-mailadres.
De eerste belangrijkste stap is het aanvragen en registreren van jouw domeinnaam. Kies een domeinnaam die refereert naar jouw bedrijfsnaam en/of jouw bedrijfstak om aan iedereen die jouw domeinnaam bezoekt duidelijk is wat jouw bedrijf doet. Controleer goed of de domeinnaam die je wilt aanvragen ook beschikbaar is. Voor meer informatie over het controleren van de eigenaar van een domeinnaam kun je een kijkje nemen op deze pagina.
Als jouw domeinnaam geregistreerd is dan is het van belang dat aan dit hostingpakket ook een e-mailpakket gekoppeld wordt. Bij Mijndomein bieden we diverse pakketten aan waarbij we naast webhosting ook e-mailhosting aanbieden. Niet elk webhostingpakket heeft evenveel mailboxen, controleer daarom goed of je het juiste pakket hebt gekozen voor het aantal e-mailadressen dat je wilt aanmaken.
Maak de e-mailadressen aan die je wilt gaan gebruiken. Vaak wordt er een info@ e-mailadres aangemaakt voor de meest algemene communicatie. Je kunt er uiteraard ook voor kiezen om een e-mailadres aan te maken met andere voorvoegsels, zoals jouw naam of ‘sales’ of ‘directie’. Het voordeel van de e-mailpakketten van Mijndomein is dat je zelf deze e-mailadressen aan kunt maken en kunt beheren via jouw account.
Registreer een domeinnaam
Om een zakelijk e-mailadres aan te maken dien je ook in bezit te zijn van het domein waarop het e-mailadres eindigt. Controleer goed of de domeinnaam vrij is. Dit kun je gemakkelijk en snel doen op onze website. Wanneer de domeinnaam die je wilt gebruiken vrij is kun je deze bij ons registreren binnen één minuut. Bij Mijndomein kun je domeinnamen aanvragen met allerlei verschillende domeinextensies.
Kies voor een domeinextensie die past bij de ambities die je hebt voor jouw website. Wanneer je jouw bedrijf en jouw werkzaamheden hoofdzakelijk zult richten op de Nederlandse markt dan kan het verstandig zijn om te kiezen voor een .nl domeinnaam. Dit komt omdat 80% van de Nederlandse internetgebruikers zal kiezen voor het bezoeken van een .nl domeinnaam. Wanneer je echter internationaal actief zal zijn met jouw bedrijf, is het raadzamer om gebruik te maken van een andere domeinextensie.
Hoe maak ik een zakelijk e-mailadres?
Het aanmaken van een zakelijk e-mailadres is heel gemakkelijk. Wanneer je gebruik maakt van een domeinnaam, dan heb je daarbij niet direct ook de mogelijkheid om e-mailadressen aan te maken met dat domein. Je dient hiervoor namelijk ook de mogelijkheid te hebben van e-mailhosting.
Een zakelijk e-mailadres kan al aangemaakt worden in paar handige stappen:
- Zorg dat je een pakket hebt dat naast een domeinnaam ook e-mailhosting bevat. Er zijn verschillende pakketten e-mailhosting beschikbaar bij Mijndomein, kies een pakket waarmee je het gewenste aantal e-mailadressen aan kunt maken.
- Log in op jouw Mijndomein account en kies bij ‘Mijn producten’ jouw domeinnaam. Naast E-mail staat een knop ‘Beheren’. Klik vervolgens op de knop ‘E-mailadressen’. Om een e-mailadres aan te maken kun je kiezen voor de knop ‘E-mailadres aanmaken’.
- Vul de gevraagde gegevens in om het nieuwe e-mailadres aan te maken. Je kunt direct het e-mailadres beveiligen met een zelfgekozen wachtwoord. Klik daarna op ‘Opslaan’.
- Maak gebruik van het e-mailadres door in te loggen op de Webmail of maak het e-mailadres actief in een e-mailprogramma.
