Zo zet je zakelijke e-mail succesvol in

Heb je een bedrijf, dan is e-mail een belangrijke manier van communiceren. Voor klanten, die eenvoudig hun vragen aan je kunnen stellen. En voor geïnteresseerden, die vaak via een formulier op je website contact met je opnemen. De manier waarop jij reageert op vragen, kan je succes vergroten of juist verkleinen. Ik geef je een paar handvatten om je zakelijke e-mail succesvol in te zetten.

Met je e-mailcontact zet je jouw bedrijf neer

De belangrijkste tip geef ik meteen aan het begin. Al jouw communicatie naar buiten toe laat zien wie je bent en wat je doet. Je website, advertenties, folders, maar ook het persoonlijke e-mailcontact dat je met een klant hebt. Is het contact vervelend voor een klant, bijvoorbeeld als je heel vaak traag reageert, dan is de kans groot dat je hem kwijtraakt. Geef je iemand die om meer informatie vraagt niet het goede antwoord op zijn vragen, dan koopt hij je product of dienst gewoon helemaal niet. Stel daarom een consistente manier van communiceren op, want daarmee zet je een goede basis neer voor je e-mailcontact.

Wat is je manier van communiceren?

Als het goed is, heb je hier al over nagedacht bij het maken van je website en andere communicatie: hoe wil je overkomen? Wat is jouw manier van schrijven en welke indruk wil je achterlaten? Bij Mijndomein gebruiken we ‘je’ en spreken we klanten met hun voornaam aan. Dat maakt het persoonlijker en past goed bij ons bedrijf. Je kunt er dan ook voor kiezen soms emoticons te gebruiken in je e-mailcontact. Dat maakt het contact heel persoonlijk, maar gebruik het niet te vaak. Emoticons kunnen storend worden en soms ook verkeerd begrepen. Maar jij kunt een andere keuze maken en bijvoorbeeld mensen aanspreken met Geachte heer/mevrouw [achternaam] en u. Of beginnen met u en als je al vaker contact hebt gehad overschakelen naar je. Denk hier goed over na en gebruik die manier van communiceren ook in je zakelijke e-mail. Heb je medewerkers, zorg ervoor dat die dan allemaal op dezelfde manier communiceren!

Naast de stijl is het ook belangrijk om foutloos te schrijven. Maak je een tikfout of een forse dt-fout, dan komt dat niet zo professioneel over op je klanten of zelfs storend. Een onhandige manier om klanten kwijt te raken en eentje die je eenvoudig kunt voorkomen door je e-mail gewoon nog even door te lezen voordat je hem verzendt.

Niet vergeten: gebruik een goed e-mailadres

Heel veel mensen gebruiken een e-mailadres bij een provider (bijvoorbeeld: @xs4all.nl of @planet.nl) of bij een grote e-maildienst zoals @yahoo.com of @gmail.com. Zolang je tevreden bent, zit je goed. Maar op het moment dat je wilt overstappen ben je dit mailadres kwijt. En zeker als je zzp’er of ondernemer bent, is zo’n ‘gratis’ e-mailadres niet erg professioneel. Een eigen domeinnaam met webopslag en een ongelimiteerd aantal e-mailadressen (@jouwdomeinnaam.nl) kun je dan beter gebruiken. Vaak zit het al bij je webhosting in. Kortom, een eigen e-mailadres is slim.

Bouw je e-mail goed en overzichtelijk op

Begin je e-mail met een goed onderwerp waardoor de ontvanger ziet waar het over gaat. Reageer je op iemands e-mail, check dan ook even of de onderwerpregel duidelijk genoeg is. Over de aanhef hebben we het eerder al gehad, je kiest er zelf voor hoe je iemand aanspreekt maar houd dat gelijk bij al je e-mailcontact. Begin met een inleiding en de reden van je e-mail. Geef vervolgens antwoord op de vraag van de mailer en houd het kort en krachtig. Niemand wil ellenlange teksten lezen, zeker niet op de computer of smartphone. Sluit af in dezelfde stijl als de aanhef.

Zorg voor een handtekening

Wat nog heel vaak voorkomt is dat mensen e-mail versturen zonder handtekening of – erger – bij mobiele apparaten de standaard handtekening niet veranderen. In dat laatste geval staat er onder zo’n mailtje een bericht als ‘Verzonden vanaf mijn Samsung Galaxy’. Gebruik je een e-mailprogramma als Outlook of onze webmail, dan is het mogelijk om ieder uitgaand bericht van een fraaie handtekening te voorzien. Er zijn online handleidingen te vinden voor Windows Live Mail, Outlook en Apple Mail. Wil je een afbeelding aan de handtekening toevoegen, upload deze dan eerst naar je eigen hostingaccount en link naar dit plaatje in je handtekening. Alleen zo zorg je ervoor dat anderen deze daadwerkelijk kunnen zien.

Op de meeste mobiele apparaten is het alleen mogelijk om een handtekening toe te voegen zonder afbeeldingen. Zorg er in ieder geval voor dat deze handtekening zoveel mogelijk overeenkomt met de handtekening die je op je computer of notebook gebruikt.

Vermijd bijlagen

Wil je een document, afbeelding, filmpje of ander bestand naar een kennis, relatie of klant sturen? Of werk je met één of meerdere mensen samen aan hetzelfde document? Tegenwoordig is het versturen van bijlagen uit den boze. Dit maakt e-mail langzaam, zorgt ervoor dat mobiele databundels razendsnel op zijn en kan er zelfs voor zorgen dat e-mail wordt tegengehouden door spamfilters. Daarnaast ziet een ontvanger de bijlage niet altijd en dat is ook niet handig. Maar waarom zou je ook want vrijwel alle online opslagdiensten zoals Google Drive, OneDrive of Dropbox maken het mogelijk om een unieke directe downloadlink te genereren naar een map of bestand dat je wilt delen.

Altijd bereikbaar zijn?

Een ander voordeel van zakelijke e-mail is dat je altijd bereikbaar bent. Natuurlijk niet altijd, maar klanten kunnen hun vraag wel altijd bij je neerleggen. En jij kunt altijd direct reageren met een automatisch antwoord. Bij ons is het mogelijk om in de e-mail instellingen van je account een zogeheten ‘autoreply’ in te stellen. Hiermee ontvangt iedereen die contact opneemt direct automatisch een bevestigingsmailtje. Natuurlijk is het wel belangrijk dat je de e-mail daarna niet nog dagen laat liggen maar wel zo snel mogelijk reageert.

Ook handig: schakel auto-reply ook in wanneer je door feestdagen of vakantie niet in staat bent om direct je e-mail te beantwoorden.



E-mail instellen op meer apparaten

Vaak krijg je bij je e-mailpakket webmail waarmee je je e-mail kunt checken. Maar nog handiger is het als je je e-mail kunt lezen op zowel je laptop als je smartphone of andere apparaten. Dan kan je overal waar je bent je e-mail bekijken en eenvoudig beantwoorden. Met een paar app of e-mailprogramma en een paar instellingen is dat zo gefixt. Wanneer je bij je hostingaccount een e-mailadres hebt ingesteld en je wilt via dit adres berichten versturen en ontvangen, heb je bij het instellen in je e-mailprogramma de keuze tussen IMAP of POP. Het belangrijkste verschil tussen deze twee e-mailprotocollen is dat bij IMAP je mail op de server wordt bewaard en je er op die manier voor kunt zorgen dat je alle inkomende of uitgaande berichten en je e-mailmappen ook op andere apparaten (bijvoorbeeld smartphone of tablet) kunt bekijken. En ook wanneer je bij webmail inlogt, zorg je er met IMAP voor dat je ook daar alle mail kunt terugvinden.

Houd je mailbox overzichtelijk

Als er een uitpuilende inbox op je staat te wachten, stel je die het liefst zo lang mogelijk uit. En dan krijgen je klanten later antwoord. Probeer dat te voorkomen door je mailbox schoon te houden. Bijvoorbeeld door te werken met mappen, labels en andere opties van je e-mailprogramma om overzicht te houden. Zorg ervoor dat je geen e-mail vergeet en overzicht houdt. Stel voor jezelf deadlines en beloof die ook aan je klant. Bijvoorbeeld door in de autoreply te vermelden dat je binnen 1 werkdag reageert. Dan heb je een goede stok achter de deur en houd je je e-mail bij.

Vergeet veiligheid en privacy niet

We hebben nu gekeken naar hoe je het beste kunt communiceren naar klanten toe. Maar zeker met de nieuwe privacywet AVG is veiligheid ook een belangrijk punt dat ik nog wel even wil aanstippen. Want het is belangrijk dat klanten met jou contact kunnen hebben, zonder dat hackers stiekem meeluisteren. Naast dat je als bedrijf dus moet voldoen aan de regels van de AVG als het gaat om klantgegevens (e-mailadressen horen daar ook bij!), heb ik nog een paar extra tips voor je.

1. E-mail je meerdere mensen, gebruik dan de bcc. Zo kunnen ze elkaars e-mailadres niet zien als ze jouw e-mail lezen.
2. Lees deze handige tips om spam te voorkomen in je mailbox.
3. Heb je een formulier op je website, gebruik dan reCAPTCHA zodat spambots je website niet kunnen gebruiken om anderen te spammen.

Bonus: nog meer uit je e-mail halen

Je hebt weleens van die klanten die hoog en laag springen dat ze je hebben gemaild, maar jij hebt niets binnen. Grote kans dat ze een tikfout hebben gemaakt in het e-mailadres. Met catch-all los je dat op, want daarmee krijg je alle e-mail binnen die naar jouw domeinnaam wordt gestuurd. Je kunt ook e-mail doorsturen van 1 e-mailadres naar een ander e-mailadres. Deze en meer e-mailopties lees je hier. En bekijk ook eens mijn blog met de meeste gestelde vragen over meest gestelde vragen over e-mail.