Hoe schrijf je een zakelijke e-mail?

Je weet hoe belangrijk (zakelijke) e-mails voor je organisatie zijn. Het is een krachtig instrument om te communiceren en contact te houden met uw klanten, collega’s, partners en teamleden. De juiste toonzetting kan een e-mail maken of breken.

Nu meer werkgevers dan ooit toestaan of eisen dat werknemers op afstand werken, neemt het aantal e-mails dat mensen versturen en ontvangen enorm toe. Deze toename van het e-mailgebruik heeft ook negatieve gevolgen, zoals een overvloed aan e-mails waardoor het moeilijk is om bij te blijven. We spreken soms zelfs van ‘e-mailmoeheid’. Bovendien zijn veel van deze e-mails niet goed geformatteerd of opgebouwd, waardoor het voor de lezer moeilijk is om de boodschap te begrijpen. Slecht opgebouwde e-mails zorgen voor meer verwarring en misverstanden en dit kost extra tijd én energie voor zowel voor de verzender als de ontvanger.

Bij Mijndomein versturen we dagelijks veel e-mails. We begrijpen dus goed dat het nogal wat van je vraagt om een zakelijke mail te schrijven die op een professionele én vriendelijke manier je boodschap overbrengt. We hebben daarom enkele tips samengesteld die je hierbij helpen.

Opbouw van zakelijke e-mail

Bij het schrijven van zakelijke e-mails is het belangrijk aandacht te besteden aan de opbouw van je bericht. De e-mail moet in verschillende secties worden verdeeld. Dit maakt het voor de lezer gemakkelijker om snel een overzicht te krijgen en de informatie te vinden die hij zoekt.
Volg daarom altijd een vaste opbouw met onderstaande items.

Duidelijk onderwerp

De onderwerpregel is één van de belangrijkste onderdelen van een e-mail, en toch wordt het vaak over het hoofd gezien. Maak je onderwerpregel interessant en intrigerend. Een goed ontworpen onderwerpregel verleidt lezer het bericht te openen en het schept verwachtingen over de inhoud.

Houd daarom de onderwerpregel kort, beschrijvend en relevant. Neem de tijd om een goed geformuleerde onderwerpregel te maken. Hiermee vergroot je de kans dat de e-mail gelezen wordt en is de kans kleiner dat deze in de spammap terecht komt.

Voorbeelden van goede onderwerpregels

• Follow-up van ons gesprek over project updates
• Feedback vragen over het nieuwe website ontwerp
• Probeer de nieuwe functies van ons platform vandaag nog
• Herinnering: deadline voor het indienen van het kwartaalverslag is morgen
• Uitnodiging om deel te nemen aan komende webinar series
• Belangrijke update over wijziging van het bedrijfsbeleid
• Preview van het verkooprapport van volgende week

Zakelijke e-mailbegroetingen

De aanhef is één van de eerste dingen die mensen zien als ze een e-mail openen, dus het is belangrijk dat die goed is. De juiste aanhef zet de toon voor de hele e-mail dus kies voor een manier van aanspreken die past bij je boodschap.

Houd er rekening mee dat een aanhef in een e-mail anders is dan een aanhef in een brief. E-mailen wordt al beschouwd als minder formele communicatie, dus zeer formele begroetingen komen niet vaak voor.

Hoe je iemand in een e-mail begroet, hangt grotendeels af van hoe goed je de persoon kent. Hoe vertrouwder je bent, hoe minder formeel de begroeting moet zijn.
Als je niet goed weet wie je e-mail zal ontvangen, wees dan voorzichtig en houd het bij een eenvoudige, professionele begroeting.

Vergeet niet dat het doel is om een band op te bouwen met de ontvanger. Zorg er daarom voor dat de begroeting warm en vriendelijk is. Vermijd het gebruik van jargon of het maken van grapjes die verkeerd geïnterpreteerd kunnen worden.

Voorbeelden van professionele en vriendelijke begroetingen

• Hallo {voornaam}
• Beste {volledige naam of alléén voornaam}
• Goedemorgen/-middag {volledige naam of alléén voornaam}
• Geachte heer {achternaam}
• Geachte mevrouw {achternaam}

Als je e-mail naar meer dan één persoon stuurt en de begroeting niet persoonlijk kunt maken, kies dan voor een algemene begroeting. Goede voorbeelden hiervan zijn: “Geachte dames en heren”, “Beste directie”, “Beste commissie”, “Beste klant” of “Beste collega’s”.

Hoe schrijf je de hoofdtekst in een e-mail?

De body van een e-mail is waar je de kern van je boodschap opneemt. Wees beknopt en duidelijk, zodat de lezer met weinig moeite snel doorheeft waar de e-mail over gaat. Het is vaak effectiever om een e-mail te openen met de hoofdboodschap in plaats van die op te bouwen met een of twee alinea’s vooraf. Merk je dat je e-mail meer lengte en details vereist, blijf dan zo concreet en duidelijk mogelijk. Zo lijkt je e-mail niet op een roman. Onthoud dat mensen eerder geneigd zijn een e-mail te lezen als die kort en bondig is. Bedenk dus bij het schrijven van de body van je e-mail welke informatie absoluut essentieel is en vermeld alleen die.
Houd de opmaak eenvoudig. Gebruik een standaard lettertype in zwarte kleur. Gebruik vet en cursief spaarzaam voor nadruk.
Gebruik het juiste hoofdlettergebruik en gebruik emoticons alleen voor ontvangers die je goed kent.

Hoe beëindig je een zakelijke e-mail?

Net zoals een eerste indruk bij een persoonlijke kennismaking en afscheid belangrijk is, wil je in je e-mail ook een blijvende positieve indruk achterlaten. Afhankelijk van het doel van de e-mail wordt de afsluiting gebruikt om een (positieve) reactie bij de lezer uit te lokken. Kies daarom voor een afsluiting die passend is en gebaseerd is op hoe vertrouwd je bent met de ontvanger. Door de tijd te nemen om een effectieve afsluiting te kiezen, zorg je ervoor dat je e-mail een positieve indruk achterlaat.

De digitale handtekening in zakelijke e-mail

Je e-mailhandtekening is een kans om een blijvende indruk achter te laten bij de ontvangers. Hij moet eenvoudig, professioneel en up-to-date zijn met je laatste contactgegevens. Je e-mailhandtekening moet minimaal je naam en aanduiding bevatten, evenals je e-mailadres en telefoonnummer. Misschien wil je ook links naar je website of social media profielen opnemen. Als je afspraken maakt via e-mail, zorg er dan voor dat je een agendalink in je handtekening opneemt, zodat mensen gemakkelijk tijd met je kunnen inplannen. Een foto in je handtekening maakt je meer herkenbaar voor de ontvanger en laat een betere indruk achter.

6 praktische tips voor het schrijven van betere zakelijke e-mails

Je weet nu hoe je het beste een zakelijke mail opbouwt. Met alléén een goede opbouw van je e-mail ben je er nog niet. Gebruik daarom deze zes praktische tips om vandaag nog betere e-mails te schrijven!

1. Dubbelcheck spelling en grammatica. Lees je e-mail nog een keer door voordat je hem verstuurt. Zo ben je er zeker van dat er geen spel- of grammaticafouten in staan. Niet helemaal zeker of je mogelijke foutjes eruit haalt? Spellingscontrole of je e-mail laten nalezen door een collega helpt je hierbij.
2. Maak gebruik van het uitgesteld verzenden. Uitgestelde verzending is een geweldige manier om e-mails te plannen voor het beste moment van de dag. Zo zorg je ervoor dat jouw berichten de ontvangers op het beste tijdstip bereiken.
3. Geef een duidelijke oproep tot actie(CTA). Zorg ervoor dat je de ontvanger aan het einde van je e-mail vertelt welke actie je hem wilt laten ondernemen. Dit kan een antwoord zijn om de ontvangst te bevestigen, vragen om een reactie voor een bepaalde datum, of een ander verzoek dat verband houdt met het onderwerp van de e-mail.
4. Gebruik een geschikt e-mailadres. Wanneer je een zakelijke e-mail verstuurt, zorg er dan voor dat je een geschikt e-mailadres gebruikt. Het komt nog vaak voor dat privé e-mailadressen met bijzondere namen worden gebruikt voor zakelijke e-mails. Dat is niet de bedoeling. Nog geen eigen e-mailadres? Bij Mijndomein kun je gemakkelijk een eigen e-mailadres maken.
5. Denk ook aan CC en BCC. Als meer mensen de e-mail moeten ontvangen, is het verstandig om CC en BCC te gebruiken. Met CC zien alle ontvangers van de e-mail wie de e-mail nog meer heeft ontvangen. Met BCC ziet niemand, behalve jijzelf, wie de e-mail nog meer ontvangt.
6. Voeg relevante bijlagen toe. Een veelgemaakte “fout” is dat mensen vergeten een bestand dat zij in hun e-mail hebben vermeld, als bijlage toe te voegen. Controleer daarom altijd of je alle bijlagen hebt bijgevoegd voordat je de e-mail verzendt.

Goede e-mails schrijven kost tijd en oefening, maar het is absoluut de moeite waard. Hoe meer je schrijft, hoe gemakkelijker het wordt. Blijf oefenen en je zult in staat zijn om e-mails te schrijven die duidelijk zijn en de resultaten krijgen die je wilt. Veel succes!

Zakelijke mail voorbeelden

Onderwerp: uitnodiging voor de training Innoveren In De Zorg op 18-1-2023

Geachte mevrouw Verstraten,

Naar aanleiding van ons prettige gesprek dat wij dinsdag j.l. voerden, nodig ik u bij deze uit voor onze training Innoveren In De Zorg. Hieronder vindt u de praktische informatie.

Praktische informatie
De training vindt plaats op 18-01-2023, van 10.00 tot 17.00 uur. U kunt zich melden bij de receptie, onze collega’s wijzen u dan de weg naar de Fenikszaal.

Voor catering is gezorgd. Heeft u dieetwensen of allergieën waar wij rekening mee kunnen houden, dan kunt u dat uiterlijk tot 17 januari aan mij doorgeven.

Met vriendelijke groet,

Frank Swartwater
Afdeling Opleiding & Ontwikkeling

Voorbeeld & Co
Groenestraat 26
5625HD Nijmegen

Telefoonnr.: +31 (0) 24 7654321
E-mail: swartwater@voorbeeldenco.nl
www.voorbeeldenco.nl

KvK-nummer 123456 A
BTW-nummer 1234567 B

Wat is er goed aan deze e-mail?

• Het onderwerp is kort en duidelijk.
• Er wordt persoonlijk en op vriendelijke toon verwezen naar het vorige gesprek.
• De hoofdboodschap staat in de eerste alinea beschreven.
• Er wordt alleen een bold lettertype gebruikt om nadruk te leggen op de meest belangrijke informatie in de mail.
• Er zit een call to action in de laatste zin.
• De handtekening voorziet in de benodigde informatie.

Veel gestelde vragen

Wat is het verschil tussen een zakelijk e-mail en een zakelijke brief?

Het belangrijkste verschil tussen een zakelijke mail en een zakelijke brief is hoe formeel ze zijn. Zakelijke brieven zijn formeler dan e-mails omdat ze vaak informatie bevatten over juridische zaken of zakelijke contracten. E-mails worden vaker gebruikt voor minder formele zakelijke communicatie, zoals follow-ups of informele gesprekken.

Kan ik emoticons gebruiken in een zakelijke e-mail?

Over het algemeen wordt het gebruik van emoticons in een zakelijke mail afgeraden. Emoticons komen onprofessioneel over en doen afbreuk aan de boodschap die je probeert over te brengen.

Wat moet er in de onderwerpregel van mijn e-mail staan?

De onderwerpregel moet beknopt en duidelijk zijn en de ontvanger een idee geven waar de e-mail over gaat. Vermijd het gebruik van algemene zinnen als “Hallo” of “Vraag” in je onderwerpregel, omdat dit tot verwarring kan leiden.

Hoe weet ik wanneer het gepast is om een formele of informele schrijfstijl te gebruiken?

Het hangt af van je relatie met de ontvanger en hoe vertrouwd je met hem bent. Als je een professionele relatie hebt, gebruikt dan een meer formele schrijfstijl. Als je de ontvanger persoonlijk kent of als je informele zaken bespreekt, is een meer informele en vriendelijke toon gepast.

Hoe schrijf ik een effectieve call-to-action in mijn e-mail?

Een call-to-action moet duidelijk, beknopt en relevant zijn voor het onderwerp van je e-mail. Zorg ervoor dat de ontvanger gemakkelijk kan begrijpen welke actie je van hem vraagt te ondernemen. Bijvoorbeeld: “Reageer voor vrijdag” of “Boek vandaag nog een afspraak”.