Het onzichtbare werk zichtbaar maken

Tessa 4 april 2019

Het Mijndomein development team bestaat uit een groep van 8 developers. Met het development team zijn wij continue bezig aan het verbeteren van ons bestaande platform en het ontwikkelen van nieuwe producten en features.

Werkwijze

Wij hebben een agile werkwijze. Dit betekent dat wij in korte sprints (periodes) werken en iedere sprint beginnen met een sprint planning om vast te stellen welke items we gaan oppakken en welke resources hiervoor beschikbaar zijn. Wij gebruiken hulpmiddelen als Trello om onze planning en progressie inzichtelijk te maken binnen het team. Trello is een kanban board waarmee je door het gebruik van rijen inzichtelijk maakt wat er gedaan moet worden, wat ‘in progress’ is en wat er reeds af is.

Voorbeeld kanban board

Binnen ons team hebben wij een goed proces en zijn onze werkzaamheden inzichtelijk en duidelijk. Maar de termen die je terugvindt op ons Trello board, zoals code, scripts, services en containers zegt de developers misschien wel heel veel; zodra ze hier iets van willen laten zien aan de rest van het bedrijf dan zie je al snel een aantal glazige ogen om je heen. Het is té technisch en niemand begrijpt wat er nou eigenlijk precies gezegd of bedoeld wordt en vooral wat de waarde ervan is.

Zichtbaarheid

Daardoor verdwijnen projecten soms in een “zwart gat” en iedereen buiten het development team ziet er weken niks van, totdat daar ineens het eindresultaat terugkomt.

Bij Mijndomein hebben wij meerdere pogingen gedaan om dat zwarte gat te vervangen met een proces waarin het ook voor niet-technische mensen zichtbaar en begrijpbaar is waar we mee bezig zijn. Zodat er gedurende het proces duidelijkheid is over waar we staan, wat er nog moet gebeuren en er op ieder moment feedback gegeven kan worden.

Begin dit jaar probeerden wij dit met een ‘Weekly’. Een wekelijks demo moment waarop niet alleen development, maar ook de andere afdelingen kort met elkaar deelden waar er die week aan gewerkt was. Deze ‘Weekly’ werd echter ook al snel te technisch, waardoor de meerwaarde zoek was en het vooral een “moetje” werd, in plaats van een moment om samen de voortgang te vieren en feedback aan elkaar te geven.

Victory board

Het idee ontstond om wat wij met het development team opleveren inzichtelijk te maken voor de rest van het bedrijf met behulp van een Victory Board.

We zochten naar een betere manier om ons werk zichtbaar en begrijpbaar te kunnen presenteren. Op het Agile Scrum Event in november vorig jaar zagen wij verschillende scrum boards van PATboard in gebruik. PATboard is een bedrijf dat artikelen maakt om werkprocessen fysiek zichtbaar te maken op een aantrekkelijke manier. Met hun magnetische kaarten en tools kun je een kanban of scrum board makkelijk inrichten en aanpassen en het ziet er strak en overzichtelijk uit.

De tools van PATboard zouden hier perfect voor zijn, omdat we hiermee een duurzaam, herbruikbaar en fysiek aantrekkelijk board konden inrichten. Dit zou zeker de aandacht trekken van de rest van de medewerkers. Met de snelle service van PATboard konden wij snel schakelen en nog voor het eind van de maand hadden we de eerste versie van ons Victory Board ingericht.

Op het Victory Board, die in de algemene hal is geplaatst, zodat iedereen er langs loopt en het kan zien, plaatsen wij alle afgeronde items. Wij werken met user stories: korte, eenvoudige beschrijvingen van een eigenschap (feature) beschreven van het oogpunt van een eindgebruiker. We omschrijven alle items op een niet-technische manier, zodat duidelijk is welk probleem opgelost is of welke meerwaarde er gecreëerd is. Op deze manier kan iedereen in het bedrijf de vorderingen binnen een project zien en nodigen wij iedereen uit om vragen te stellen en feedback te geven.

Wij gebruiken ook ‘Impediment’ kaartjes om aan te tonen wanneer een sprint onderbroken is voor een urgent probleem. De redenen van een vertraging waren binnen het development team voorheen niet altijd zichtbaar. Met de tools die wij nu gebruiken is dat niet meer het geval en dit zorgt voor meer begrip binnen de verschillende afdelingen.

Aanvullend op het Victory Board hebben wij in onze eigen kamer een board met de verschillende projecten (bakjes) waar wij uit werken. Hier staan de afgesproken user stories per project in klaar. Zo hebben wij voor onszelf ook een visueel overzicht van wat er nog gebeuren moet. En zodra er een user story afgerond is dan is het een heerlijk gevoel om het kaartje van het ‘to do’ board naar het Victory board te verplaatsen.

Deze visuele tools zijn voor ons een aanvulling op het digitale Trello board dat wij binnen het development team nog steeds gebruiken om technische sub items en details te kunnen verwerken. Het Victory Board kan op deze manier altijd 100% niet technisch omschreven blijven.

Wij werken inmiddels een paar maanden met het Victory Board. De eerste opzet was ontzettend simpel, maar iedereen begint al steeds creatiever te worden. Ook zien we dat het werkt, doordat er regelmatig iemand stil blijft staan bij het board om te kijken wat er aan items bijgekomen is. De communicatie is hierdoor beter en opener geworden.

Verder ontwikkelen

Wij gaan in de komende weken beginnen met het toewijzen van een story owner. Deze developer is verantwoordelijk voor het ‘green lighten’ van een user story voor productie en zal ook na oplevering het aanspreekpunt blijven voor vragen en feedback. Hiervoor laten we custom icoontjes door PATboard maken en deze komen bij de user story op het Victory board. Met het gebruik van de visuele icoontjes creëren wij nog meer duidelijkheid met betrekking tot communicatie en verwachten wij ook meer ownership te creëren.

Graag willen we nog even benadrukken dat dit artikel samen met PATboard tot stand is gekomen. Maar dat  niet PATboard maar Mijndomein het initiatief hierin heeft genomen. We zijn oprecht enthousiast over de PATboard producten.




Avatar

Tessa

Tessa zet zich in voor een optimale klantbeleving tijdens het bezoek van onze shop mijndomein.nl. Hiernaast is het haar missie om Mijndomein collega's uit de bureaustoel en in de sportkleding te krijgen.

Reageer op dit artikel

avatar
  Subscribe  
Abonneren op


Uitgelicht