Het onzichtbare werk zichtbaar maken

Tessa 19 april 2019

Met het development team zijn wij continue bezig aan het verbeteren van ons bestaande platform en het ontwikkelen van nieuwe producten en features.

Werkwijze

Wij gebruiken tools als Trello om onze planning en progressie inzichtelijk te maken binnen het team. Trello is een kanban bord waarmee je door het gebruik van kolommen inzichtelijk maakt wat er gedaan moet worden, waar aan gewerkt wordt en wat er reeds af is. 


Voorbeeld kanban bord

Door deze manier van werken heeft ons team  een goed proces en zijn onze werkzaamheden inzichtelijk en duidelijk. Maar de termen die je terugvindt op ons Trello bord, zoals code, scripts, services en containers zegt de developers genoeg, maar bij de rest van de collega’s zie je al snel een groot vraagteken achter de ogen verschijnen. Het is té technisch en niemand begrijpt wat er nou eigenlijk precies gezegd of bedoeld wordt en vooral wat de waarde ervan is. 

Zichtbaarheid

Door die technische termen verdwijnen projecten soms in een “zwart gat” en iedereen buiten het development team ziet er weken niks van, totdat daar ineens het eindresultaat is. 

Bij Mijndomein hebben wij meerdere pogingen gedaan om dat zwarte gat te vervangen met een proces waarin het ook voor niet-technische mensen zichtbaar en begrijpbaar is waar we mee bezig zijn. Op die manier willen we gedurende het proces duidelijkheid creëren over waar we staan en wat er nog moet gebeuren. Op die manier kan er ook op ieder moment waardevolle feedback gegeven worden.

Begin dit jaar probeerden wij dit met een ‘Weekly’. Een wekelijks demo moment waarop niet alleen development, maar ook de andere afdelingen kort met elkaar deelden waar er die week aan gewerkt was. Deze ‘Weekly’ werd echter ook al snel te technisch, waardoor de meerwaarde zoek was en het vooral een “moetje” werd, in plaats van een moment om samen de voortgang te vieren en feedback aan elkaar te geven.

Victory board

We zochten naar een betere manier om ons werk zichtbaar en begrijpbaar te kunnen presenteren. Op een netwerkevent in november vorig jaar zagen wij verschillende oplossingen van Patboard in gebruik. Patboard is een bedrijf dat artikelen maakt om werkprocessen fysiek zichtbaar te maken op een aantrekkelijke manier. Met hun magnetische kaarten en tools kun je een kanban bord makkelijk inrichten en aanpassen en het ziet er strak en overzichtelijk uit.

Het idee ontstond om de onderwerpen die wij met het development team opleveren inzichtelijk te maken voor de rest van het bedrijf met behulp van een Victory Board.

De tools van Patboard zouden hier perfect voor zijn, omdat we hiermee een duurzaam, herbruikbaar en fysiek aantrekkelijk bord konden inrichten. Dit zou zeker de aandacht trekken van de rest van de medewerkers. Met de snelle service van Patboard konden wij snel schakelen en nog voor het eind van de maand hadden we de eerste versie van ons Victory Board ingericht. 

Op het Victory Board, die in de algemene hal is geplaatst zodat iedereen er langs loopt en het kan zien, plaatsen wij alle afgeronde onderwerpen. Wij zorgen ervoor dat de onderwerpen met korte, eenvoudige termen beschreven worden, vanuit het oogpunt van een eindgebruiker. We omschrijven alle onderwerpen op een niet-technische manier, zodat duidelijk is welk probleem opgelost is of welke meerwaarde er gecreëerd is. Op deze manier kan iedereen in het bedrijf de vorderingen binnen een project zien en nodigen wij iedereen uit om vragen te stellen en feedback te geven.

Wij gebruiken ook ‘probleem’ kaartjes om aan te tonen wanneer een project onderbroken is voor een urgent probleem. De reden van een vertraging waren binnen het development team voorheen niet altijd zichtbaar. Met het proces dat wij nu gebruiken en met behulp van het Victory Board is dat niet meer het geval en dit zorgt voor meer begrip binnen en tussen de verschillende afdelingen.

Aanvullend op het Victory Board hebben wij in onze eigen kamer een bord met de verschillende projecten (bakjes) waar wij uit werken. Hier staan de afgesproken onderwerpen per project in klaar. Zo hebben wij voor onszelf ook een visueel overzicht van wat er nog gebeuren moet. En het is een heerlijk gevoel om het kaartje van onze kamer naar het Victory board te verplaatsen, zodra een onderwerp is afgerond.

Deze visuele tools zijn voor ons een aanvulling op het digitale Trello bord dat wij binnen het development team nog steeds gebruiken om technische subonderwerpen en details te kunnen verwerken. Het Victory Board kan op deze manier altijd 100% niet technisch omschreven blijven.

Wij werken inmiddels een paar maanden met het Victory Board en iedereen begint al steeds creatiever te worden. Ook zien we dat het werkt, doordat er regelmatig iemand stil blijft staan bij het bord om te kijken wat er aan onderwerpen bijgekomen is. De communicatie is hierdoor beter en opener geworden.

Verder ontwikkelen

Wij gaan in de komende weken beginnen met het toewijzen van een verantwoordelijke per project of onderwerp. Deze developer is verantwoordelijk voor het vrijgeven van een onderwerp voor productie en zal ook na oplevering het aanspreekpunt blijven voor vragen en feedback. Hiervoor laten we aangepaste “avatars” door Patboard maken. Dit zijn kleine magneetjes met daarop het gezicht van de verantwoordelijke collega en deze komen bij het onderwerp op het Victory board. Met het gebruik van de visuele icoontjes creëren wij nog meer duidelijkheid met betrekking tot communicatie en verwachten wij ook meer verantwoordelijkheid bij de juiste personen te creëren. 

0 0 votes
Artikelbeoordeling



Tessa

Tessa zet zich in voor een optimale klantbeleving tijdens het bezoek van onze shop mijndomein.nl. Hiernaast is het haar missie om Mijndomein collega's uit de bureaustoel en in de sportkleding te krijgen.

Subscribe
Abonneren op
guest
0 Reacties
Inline Feedbacks
View all comments


Uitgelicht

0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x