Stress na de vakantie? Je mailbox opschonen doe je zo [checklist]

Je komt terug van vakantie en het lijkt alsof er een bom is ontploft in je e-mail. Zo’n volle inbox is een hele opgave om op te schonen, maar het moet lukken. Want met deze stappen kan jij zonder gedoe je mailbox opschonen.

Stap 1: voorbereiding

Kies een moment uit om je e-mail op te schonen. Pak een goede kop koffie of een lekker glas wijn en ga er even voor zitten. Zet je telefoon uit en zorg dat je je volle concentratie hebt.

Stap 2: programma

Wat voor e-mail je ook hebt, zorg ervoor dat je een goed progamma gebruikt om mee te werken. Want Outlook, Gmail, of de programma’s van je apparaten zelf zijn vaak overzichtelijker dan webmail. Stel je e-mail in met IMAP en ga aan de slag. Op onze helpdesk lees je meer over e-mail instellen op verschillende apparaten.

Stap 3: mappen of labels aanmaken

Maak een aantal mappen of labels aan die je straks gebruikt om je e-mail in onder te verdelen. Denk aan:

1. hebben actie nodig
2. in afwachting van reactie van iemand anders
3. afspraken of belangrijke mail die je wilt bewaren
4. archief

Verwacht je een groot aantal e-mails in je inbox op een bepaald onderwerp, dan kan je daar ook losse mappen of labels voor maken. Bijvoorbeeld als je veel nieuwsbrieven hebt gemist tijdens je vakantie. Wil je echt goed je mailbox opschonen dan is dit een belangrijke stap.

Stap 4: clusteren op e-mailgesprekken

Stel je e-mailprogramma in op conversatie, zodat je direct alle mails ziet die in 1 mailwisseling zijn gestuurd in jouw afwezigheid. Bekijk per conversatie welke e-mail je wilt bewaren. Vaak staat in de e-mail de geschiedenis van vorige mails, dus dan kan je die bewaren en de eerdere mails weggooien.

Stap 5: labelen

Kijk nu per e-mail in welke map of bij welk label het past. Behandel ze nog niet, eerst allemaal labelen. Stop e-mails waar je niets mee hoeft te doen in je archief, schuif mails die je moet beantwoorden naar de actiemap enzovoorts enzovoorts.

Stap 6: mailbox opschonen

Ga naar de map ‘actie nodig’ of selecteer alle e-mails met dit label. Deze e-mails kan je nu beantwoorden, zonder dat je hoofd nog vol zit met alle andere berichten.

Prullenbak legen

Neem voor een helemaal opgeruimd gevoel eens een kijkje in je prullenbak. Wanneer is de laatste keer dat je die geleegd hebt? Wanneer is de laatste keer dat je die e-mails bekeken hebt? Alles selecteren en definitief verwijderen. Opgeruimd staat netjes.

Heb jij ook nog tips om je mailbox op te schonen? Laat ze dan hieronder achter.